личность гражданина России за пределами территории России; • копии документов воинского учета для военнообязанных (военного билета) и лиц,​.

Перечень документов

Ответ на вопрос:

Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика, анализ которой позволяет сделать вывод, что Роскомнадзор может привлечь к ответственности как коммерческие, так и бюджетные организации вне зависимости от сферы их деятельности.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельств о рождении несовершеннолетних детей, справок с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета» или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….»

ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Необходимость хранения паспорта и военного билета Вы нормативно не сможете.

Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя. Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2. Оснований для снятия с него копии у работодателя нет. (исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»).

Аналогично и с военным билетом. В связи с чем эти личные документы не копируйте и не храните.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его персональным данным (ч. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов. При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такие требования установлены статьей 87, пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации пункт 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.

Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных пунктами 2–11 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов. Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

ИНН вовсе не является обязательным документом при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН (письмо МНС России от 27 февраля 2001 г. № БГ-6-12/169).

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Подробнее об этом: http://budget.1kadry.ru/#/document/130/51511/

См. также: За копии паспортов в личных делах теперь штрафуют

С 1 июля 2017 года расширили перечень оснований для привлечения работодателя к ответственности в области защиты персональных данных, а также увеличили размеры штрафов. Редакция Системы Кадры подготовила специальную подборку материалов о том, как правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов. В подборку вошли ответы на самые популярные вопросы о работе с персональными данными. Кроме того, в подборке размещены:

 идеальные образцы кадровых документов, которые помогут организовать работу с персданными без ошибок;

 видео с ценными советами от именитых лекторов.

Подробности в материале: http://budget.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink/document/184/7723/bssPhr2/

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журналы: Журнал «Кадрового дела», №12 Декабрь 2017

Исправьте ошибку

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

Александр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)

В статье читайте:

 Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов

 Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров

 Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017)

Скачать и распечатать образец

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Скачать и распечатать образец

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

Документ Поможет вам
Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай
Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г. Узнать, как уничтожить персональные данные
Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными

Важные выводы

1. Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.

2. Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.

3. Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Включение копии военного билета в личное дело работника. Специалист по кадрам при формировании личного дела включил в него.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работа без военного билета. Как устроиться на работу без военного билета.

В ВККС объяснили причины отказа в допуске к участию в отборе судей

Существует закон «О воинской обязанности», который предполагает учет граждан, подлежащих призыву и возможную мобилизацию их в случае чрезвычайного военного положения. Поэтому официально на работу без военного билета не берут.

Для работодателя эти действия описаны в статье 65 ТК РФ. Согласно ей мужчине в официальной должности может быть отказано при отсутствии документа воинского учета. Работодателю следует уточнить причину отказа, чтобы молодой человек знал заранее, что и на других местах причина может быть той же.

Любая организация должна отчитываться перед военкоматами о сотрудниках, которые подлежат воинской обязанности. И если выяснится, что работодатель берет сотрудников без наличия военного билета, то ему грозят нехорошие последствия.

Сотруднику не обязательно приносить оригинал, работодатели вполне обходятся и копией. Важен сам факт наличия и состояния на учете.

Кроме того, если мужчина планирует устроиться на работу в таких организациях как ЧОП, МВД, МЧС, пожарную службу и т.д., то ему обязательно нужно будет предоставить военный билет, в котором помимо указания о прохождении службы есть еще и категория годности по здоровью.

Работодатель берет на себя большую ответственность в обоих случаях: и когда берет сотрудника без военного билета, и тогда, когда отказывает. Ведь в соответствии с ТК РФ работодатель не может без веской причины отказать сотруднику в трудоустройстве.

Что нужно делать работодателю с сотрудником без военного билета?

  • Отказ соискателю по наличию ложных причин. Например, работодатель может сказать, что сотрудник не соответствует профессиональным требованиям и не знает необходимой информации для работы;
  • Взять сотрудника без военника. При этом необходимо будет оповестить военкомат о совершенном действии.
Получение военного билета до и после 27 лет. документ, удостоверяющий личность (для идентификации);; копия свидетельства о рождении.

Формы документов, предъявляемых гражданами при поступлении на гражданскую службу

 ПЕРЕЧЕНЬ

документов, представляемых кандидатом при приеме на службу в органы и учреждения прокуратуры Краснодарского края и назначении на должность  прокурорского работника

Лицами при поступлении на федеральную государственную службу в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации и назначении на должность прокурорского работника представляются:

—   автобиография (пишется собственноручно с соблюдением полей, запрещено написание с двух сторон. При написании следует руководствоваться приложением № 6 к приказу ГП РФ от 13.03.2018 № 135);

— заявление (рапорт) на имя прокурора субъекта Российской Федерации о приеме на федеральную государственную службу и назначении на должность;

— диплом с приложением (справка из деканата при обучении) и его заверенная копия+копии лицензии и аккредитации вуза и образовательной программы на момент окончания обучения (для расчета выслуги лет);

—  диплом о наличии ученой степени и ученого звания (если таковые имеются);

-справки из ВУЗа (бакалавриат,магистратура/специалитет) о фактических периодах обучения с указанием приказов о зачислении/отчислении)

—  удостоверения о награждении государственными, ведомственными и иными наградами (при наличии);

—   паспорт и его копия (3 экземпляра);

-паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина РФ за пределами РФ и его копия;

— копия свидетельства о рождении;

— копии свидетельств о браке, о рождении детей (при наличии);

—   военный билет или приписное свидетельство и его копия (два экземпляра);

—   копия финансово-лицевого счета (карточки учета), выписка из домовой книги или единый жилищный документ;

—  справки из психоневрологического и наркологического диспансеров об отсутствии (наличии) заболеваний, препятствующих прохождению службы;

— медицинское заключение (Постановление Правительства № 733 от 26.08.2013);

—  свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица (ИНН) и его копия (два экз.);

—  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и его копия (два экз.);

— полис обязательного медицинского страхования и его копия;

— справка о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей (форма справки утверждена Указом Президента РФ от 23.06.2014 № 460).

—  трудовая книжка и ее копия;

—  по две цветные фотографии на матовой тонкой фотобумаге размером 3,5 x 4,5 см и 4 x 6 см (для работников, имеющих классный чин — в повседневном форменном обмундировании, не имеющих – в деловом костюме, мужчинам галстук);

— справки о наличии (об отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям и о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию, выданные в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исп. Власти – для впервые поступающих на службу, а также ранее уволенных)

Лицами, работавшими в других организациях, учреждениях и предприятиях, дополнительно представляется справка о доходах формы 2 НДФЛ.

Лицами, ранее проходившими военную службу или службу в правоохранительных органах, дополнительно представляются:

—  заверенная копия послужного списка;

— заверенная копия служебной карточки (с поощрениями и взысканиями);

—  копия приказа об увольнении;

—  копия последней аттестации;

—  копия приказа об исключении из списков личного состава;

—  копия приказа о присвоении последнего специального или воинского звания;

— справка о количестве выплаченных должностных окладов при увольнении (если нет сведений в приказе об увольнении);

—  заключение военно-врачебной комиссии (представляется сотрудником, уволенным по состоянию здоровья).

Лицами, проживавшими после распада СССР на территории бывших союзных республик, дополнительно представляется документальное подтверждение выхода из гражданства другого государства (вне зависимости от наличия у лица российского гражданства на момент поступления на службу).

Характеристики: с места учебы, работы, мест прохождения практики, от квартального по МЖ с заверением у участкового.

•Оригинал и копия свидетельства о среднем образовании; необходимых для оформления дубликата военного билета по утрате.