Как открыть прибыльное заведение итальянской кухни Как сократить размер инвестиций и не навредить молодому бизнесу? сократите издержки, связанные с недостачей и перерасходом продуктов; улучшите скорость.

8 признаков воровства в ресторане

Бережливость в доме выгодней прибыльной торговли – практический совет для участников ресторанного рынка. Хороший ресторатор думает не только о том, как вкусно накормить посетителей и создать атмосферу гостеприимства, но и следит за соблюдением норм, контролирует работу персонала, владеет актуальной информацией об остатках на складе.

Как этого добиться с помощью инвентаризации, рассказывают эксперты компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER, а также участники рынка. 

Зачем это необходимо?

Систематическая ежемесячная инвентаризация является обязательной стандартной процедурой для ресторанов за рубежом, в России же такая обязанность возникает раз в год, как правило, вместе с бухгалтерской отчетностью, и регламентируется 25 главой Налогового кодекса РФ. 

«Хочет того управленец или нет, но инвентаризация, какой бы рутинной и скучной ни казалось, остается обязательной процедурой, целью которой является наведение порядка. Внести изменения в технологические процессы, оптимизировать издержки, повысить показатели эффективности, за счет чего по степени важности стоит в одном ряду с анализом продаж», – говорит соучредитель компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER Родион Ерошек.

Инвентаризация помогает убедиться в отсутствии ошибок при ведении учета. Все ли накладные оприходованы, соответствуют ли нормы списания действительности, все ли учетные документы проведены, совпадает ли автоматическое списание с правилами складов учета.

«Основной ошибкой при проведении плановой проверки является тот факт, что люди не понимают, зачем она нужна. Инвентаризацией должны заниматься генеральный директор, управляющий либо шеф-повар, – поясняет Анна Сотникова, генеральный директор восточного направления холдинга Ginza Project. – Регулярная проверка заведения помогает понять, какие продукты нужно заказать, какие просроченные, а чего слишком много. Выявить, что определенные позиции не идут, и их нужно вывести из меню, либо сделать ротацию товаров в другие рестораны».

Step by step

«Инвентаризация бывает полной, частичной, выборочной, оперативной. 

Полная предполагает перебор всех товарных запасов, инвентаря, оборудования и хозтоваров, вплоть до салфеток и зубочисток, проводится примерно раз в год. Частичная – изобретение внутреннее – преследует вполне определенные цели: проверка персонала, выявление недостачи, перерасчет дорогих позиций.  Пренебрежение такими проверками может сказаться на прибылях заведения, зато сделает счастливее недобросовестных сотрудников. «Подогнать» данные в отчете опытному в незаконных делах персоналу ничего не стоит, поэтому при первых подозрениях на злоупотребления необходима ревизия, лучше оперативная», — объясняет Родион Ерошек.


Контрольные (они же полные) инвентаризации проводятся ежемесячно, это плановое мероприятие, и материально ответственные сотрудники заранее о нем предупреждены, соответственно зачастую такая инвентаризация проходит чисто формально. «Если мы хотим выявить ошибки в учете и воровство не для галочки, а для того, чтобы понять, где недополучает бизнес, и кто в этом виноват, важно несколько раз в месяц проводить выборочные инвентаризации. Это крайне эффективный инструмент, некий срез порядочности сотрудников и отлаженности учета. Проводится по наиболее дорогостоящим и ходовым позициям, которые заранее не оговариваются. Благодаря этому инструменту всплывают ошибки в номенклатурах, списаниях, выявляются неверные настройки системы продаж и все злоупотребления.

«Инвентаризация условно делится на три этапа – подготовка, собственно проведение, ввод и анализ данных. Если все делать по правилам, то необходимо выделить специальное помещение, назначить ответственных лиц, наметить план, обозначить цели и задачи. На подготовительном этапе определяются правила инвентаризации, формируется ревизионные комиссии, проводится инструктаж. Собираются документы: приходники и расходники, перемещения и списания товара, технологические карты, данные по остаткам на складе, бланки для записей результатов и многое другое», – отмечает Родион Ерошек

В задачи ревизионной комиссии входит также проверка маркировки штучного товара. Для весового продукта используются данные из технологических карт, что облегчает оценку расходов. Бухгалтер по налоговому планированию компании «Балтийский меридиан» Надежда Смирнова для тех позиций, где штрих-код проставить невозможно (например, для овощей), рекомендует использовать технологию RFID – инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам.

«За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе. Технология позволяет проводить инвентаризацию на предприятии в любое время и без предварительной подготовки, интегрировать результаты в бухгалтерскую программу 1С, сравнивать результаты нескольких инвентаризаций, проводимых в разный период времени. Помимо сверки остатков материальных ценностей инвентаризация позволяет выявить слабые места в организации складского учета и принять своевременные управленческие решения», – подчеркивает Надежда Смирнова.

Автоматика честнее

В отличие от стандартной бумажной процедуры, автоматизированные программные комплексы дают наиболее полную картину о движении товаров на предприятиях, позволяют формировать отчеты максимально оперативно, таким образом, препятствуя занесению подложных данных. Кроме того, снимают дополнительную нагрузку с персонала и позволяют полностью освободиться от подготовительного этапа.

Если раньше на проверку отводилось 3—5 дней, то сегодня с использованием автоматизированных сервисов на полную инвентаризацию требуются всего сутки. 

Весь учет движения товара ведется в режиме онлайн. Каждой новой позиции при попадании на склад присваивается код, который впоследствии используется во всех операциях с данными товарами. Блюда раскладываются на ингредиенты согласно технологической карте, что существенно облегчает ведение продуктовых расходов. Можно увидеть себестоимость и розничную цену, что позволяет анализировать затраты, учитывать списания (например, бой посуды) и контролировать расходы. 

«Применение специализированных программ для учета материальных ценностей позволяет снизить риск ошибок при проведении инвентаризации, сокращает временные и трудовые затраты. Ряд сервисов поддерживают связь с 1C и отображают данные первичной бухгалтерии», – добавляет Надежда Смирнова.

«Для сетевых ресторанов имеет смысл настроить ограниченную функциональность: например, закрыть менеджерам просмотр бухгалтерских остатков, а возможность видеть полные данные, сравнивать листы разницы с инвентаризационной ведомостью предоставить только руководству. После получения отчетов имеет смысл закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники. Это позволяет пресечь воровство на кухне и складе, отследить документы по излишкам и недостачам, проверить инвентаризационные ведомости, чего нельзя достичь с помощью ручного анализа», – поясняет Родион Ерошек из POSTER.

Человеческий фактор

Многие эксперты рекомендуют привлекать к инвентаризациям незаинтересованных лиц, например, охранников. Лучше если факты расхождений будут засвидетельствованы небольшой комиссией на распечатанном бланке. Это поможет избежать дальнейших сомнений в достоверности данных. Распределение зон ответственности положительно сказывается на результатах. Для каждого типа проверки (например, отдельной категории товаров) следует назначать своего ответственного.  

«Мы рекомендуем руководителям предприятий заключать договоры с персоналом об индивидуальной и коллективной материальной ответственности. Тщательно проверять персонал при приеме на работу на материально-ответственную должность. Ежегодно назначать комиссию, ответственную за проведение инвентаризации, перечень сотрудников, отвечающих за сохранность материальных ценностей, сроки проведения инвентаризации», — делится советами Надежда Смирнова. «Также необходима нумерация материальных ценностей и не только в учете, но методом нанесения краской на объект либо наклеиванием штрих-кода на объект. Для дополнительного контроля на складе могут применяться видеокамеры», – добавляет эксперт.

«Очень полезна ежедневная выборочная инвентаризация. Автоматизированным системам здесь нет равных. Отслеживание остатков по результатам каждой продажи, каждого прихода, возврата, перемещения происходит в режиме реального времени. Оперативно формируется сличительная ведомость, которая показывает несоответствия по каждому из продуктов», – отмечает Родион Ерошек.

Штучные товары намного легче отслеживать, потому что какие-то кухонные продукты, например, овощи, уходят еще и в полуфабрикаты. Промежуточные позиции снимать сложней, поскольку нужно сосчитать не только помидоры, а еще и то, в какие полуфабрикаты эти помидоры входят и суммировать все: начальный остаток, все приходы, вычесть реализацию и только после этого цифру сверять с той суммой, которую мы сняли.

К наиболее распространенным ошибкам, выявляемых при инвентаризации, относят пересортицу, некорректное введение данных о товарах, списание без учета калькуляционных карт пробитие в чеке алкоголя с другим наименованием,  движение товаров на складе во время проведения инвентаризации. Дабы исключить подтасовку данных, результаты инвентаризации следует сразу же заносить сразу в учетную программу без перерасчета в базовые единицы. 

Читайте также: Складская автоматизация: готов ли ритейл к приходу роботов?

Особо дотошные рестораторы практикуют двойную инвентаризацию, то есть  группы, инспектирующие одну группу товаров, затем меняются друг с другом. Выходит немного дольше, зато эффект ощутим.

«Один вопиющий случай произошел много лет назад: по документам было написано, что у нас осталось еще несколько коробок мяса, но его нигде не было, – рассказывает Анна Сотникова. – Пытались искать, посмотрели записи скрытой камеры и выяснилось, что в мусорном пакете сотрудники вынесли целую коробку мяса. Также бывало, что пропадали хозяйственные товары и моющие средства. А потом смотришь через камеры и выясняется, что их просто выкидывали через окно, а потом выходили, клали в мусорный бак и уносили».

«Автоматизированные системы учета в кафе и ресторанах пресекают все возможные искажения информации. Например, сотрудники не регистрируют продажу, соответственно полученные от клиента деньги кладут в карман. Провести деньги мимо кассы можно разными способами: от предъявления одного и того же счета на одно блюдо различным посетителям, до составления счета на бумаге от руки, объясняя это неработающим принтером. Программные сервисы не позволят официанту распечатать один и тот же счет, а любой заказ на кухне невозможно будет провести без счета», – резюмирует Родион Ерошек.

Справка: 

POSTER – это облачная система автоматизации для кафе, ресторанов и магазинов. Компания основана в начале 2013 года, официальный старт продаж – 1 декабря 2013. Офисы Poster открыты в Украине, России и Польше. 

Старт-ап проект четвертого кафе в формате кавказская кухня и гриль, «, двадцатикратное уменьшение недостачи,30% сокращение издержек.

Объяснительная по недостаче товара

В этой статье мы делимся с вами самым важным и дорогим — своим опытом, накопленным за годы работы в сфере автоматизации ресторанного бизнеса. Ничего лишнего — только факты, практические советы и эффективные приемы!

  то Вы наверняка сталкивались со сложностями ведения учета вручную.

  денежные средства не проходят “мимо кассы”.

  электронному или внедрение системы автоматизации.

По статистике, в Европе неавтоматизированные рестораны теряют от 4-7% выручки. В странах СНГ этот показатель намного выше. Это связано с тем, что кассиры или официанты могут самостоятельно менять цены или не показывать часть счетов руководству.

В практике нашей компании есть случаи, когда после внедрения автоматизации выручка ресторанов увеличивалась в 2 раза при том же объеме продаж

1. Приобрести программу автоматизации или скачать ее с сайта поставщика

2. Установить программу на компьютер или ноутбук.

3. Внести в программу все позиции меню и список сотрудников.

4. Регистрировать в программе все заказы.

5. Осуществлять ежедневный контроль кассовой отчетности.

Система автоматизации может быть установлена на любой компьютер. Обучение занимает минимальный срок.

От 295 до 1500 у.е.

1. Сделайте образец чека для гостей и поместите его на видное место (оптимально — в меню).

2. Перед закрытием смены всегда сверяйте сумму наличных средств и сумму банковских чеков с отчетом кассира.

Шаг 2. ПРЕСЕКАЕМ ВОРОВСТВО


ЦЕЛЬ:
СНИЗИТЬ ПОТЕРИ ОТ ВОРОВСТВА НА БАРЕ И КУХНЕ

  Существует множество способов махинаций со стороны персонала в

  ресторанах. В результате владелец теряет значительную часть выручки и  контроль над своим бизнесом.

  Наличие базовой автоматизации и оперативного контроля позволит

  владельцу минимизировать возможность воровства в своем ресторане и

  существенно увеличить скорость обслуживания клиентов.

Советы Inside

1. Ежедневно проверяйте отчеты по отказам. Сотрудники должны в обязательном порядке предоставлять объяснительные по поводу причин изменения заказа и удаления блюд.

2. Привлеките “тайных покупателей” для проверки бара в час-пик. Пусть “тайный покупатель” приобретет на баре что-то ходовое и сразу оплатит заказ наличными. Необходимо удостовериться, что сначала печатается чек, а потом отдается заказ.

3. Обратите внимание на быстро закрытые счета (например, если счет открыт в 16:01 и закрыт в 16:03). Такие счета могут свидетельствовать о том, что сначала был произведен отпуск продукции, а потом сформирован чек.

4. Активируйте в системе автоматизации функцию “запрет расчета по монитору” для баров (блокирование функции расчета по дисплею покупателя или монитору). В этом случае официант или кассир не смогут бесследно удалить информацию, отменив заказ.

Что мне даст автоматизация?

  • Сокращение воровства: оперативное выявление сговора
  • сотрудников благодаря регистрации всех процессов в системе
  • Ускорение передачи заказа от официанта на кухню
  • Исключение ошибок: официант не донес чек или ошибся в подзаказнике

Что нужно сделать?

1. Приобрести термопринтеры и установить их на кухне и баре (после того как официант введет заказ в систему, повара и бармены увидят его на чеках, распечатанных термопринтером).

2. Организовать оперативный контроль на кухне и баре, особенно в моменты наплыва посетителей. Необходимо проверять соответствие готовящихся блюд и напитков распечатанным чекам.

Насколько это сложно?

Автоматизация на данном этапе — очень простой процесс и не требует специальных навыков от руководства и персонала предприятия.

Сколько времени это займет?

В среднем — около 1-го дня.

Сколько это может стоить?

Установка термопринтера на одно подразделение стоит от 50 000 тенге.

Комментарий Inside

Один из клиентов обратился к нам с проблемой — постоянная недостача на баре. Бармены утверждали, что они все делают правильно (разливают напитки мерниками, ведут подсчет продукции, отдают заказ только по подзаказникам). Однако при каждой ревизии все равно выявлялись недостачи по самым ходовым позициям.

Проверка показала, что кассир удалял счета по бару, делая отказ, и забирал деньги за заказ себе. Поскольку бухгалтерия не проверяла отчеты по отказам, которые предоставляет система автоматизации, подобная схема позволяла кассиру безнаказанно присваивать деньги в течение длительного времени.

Шаг 3. СОКРАЩАЕМ РАСХОДЫ. ПОВЫШАЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ


ЦЕЛИ:

  1. ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА УЧЕТОМ ТОВАРОВ, МАТЕРИАЛОВ И ДЕНЕЖНЫХ

  СРЕДСТВ

  2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ЗА СЧЕТ УСТАНОВКИ

  ОПТИМАЛЬНЫХ НАЦЕНОК И АНАЛИЗА МЕНЮ

  Персонал ресторана нередко пользуется тем, что на предприятии

  отсутствуют фиксированные калькуляции блюд и коэффициенты неизбежных

  потерь. Благодаря этому персонал может изменять информацию о

  фактических товарных остатках, излишках и недостачах.

Автоматизация складского и финансового учета позволяет избежать подобных проблем и дает владельцу ресторана

дополнительный инструмент для пресечения воровства.

Комментарий Inside

Известны случаи сговора экспедитора и сотрудника кухни, принимающего товар. Схема обмана проста: сотрудник кухни

фактически принимает меньший объем товара, чем тот, за который он отчитывается. Для того чтобы скрыть этот факт, сотрудник кухни завышает калькуляции. В результате ревизия не выявляет никаких отклонений, а экспедитор и сотрудник кухни делят разницу в закупе между собой.

Например, в среднем кафе с оборотом 5 млн. тенге в месяц, при завышении калькуляций на 20%, прямые потери составят около 200 000 тенге ежемесячно

Что мне даст автоматизация?

  • Подробные отчеты по всем процессам на предприятии (товарные остатки, взаиморасчеты с поставщиками и сотрудниками, списание и расход продуктов).
  • Быстрое и простое проведение ревизий в любой момент времени.

Что нужно сделать?

1. Приобрести модуль “бэк-офис” для складского и финансового учета.

2. Внести в систему калькуляции блюд

Насколько это сложно?

Для того чтобы работать с “бэк-офисом” не нужен большой опыт ведения учета — достаточно внимательно изучить инструкцию по использованию системы.

Сколько времени это займет?

При наличии составленных калькуляций, монтаж и запуск “бэк-офиса” занимают от 1 до 3 дней.

Сколько это может стоить?

От 99 000 тенге

Советы Inside

1. Определите график проведения ревизий и ответственных лиц. Интервал между ревизиями не должен превышать 1 месяц — для кухни и 1 раз в две недели — для бара.

2. В составе ревизионной комиссии должно быть по крайней мере одно незаинтересованное лицо.

3. Блокируйте работу проверяемого объекта на время проведения ревизии.

4. Благодаря возможностям системы автоматизации (например, такой как IQ) можно вести учет списаний в режиме реального времени. Это позволяет владельцу ресторана легко проводить незапланированные ревизии в течение дня, не закрывая смену.

5. Используйте бесцветные печати для маркировки барной продукции. Это позволит избежать ее подмены.

Шаг 4: УВЕЛИЧИВАЕМ ПРОДАЖИ

  ЦЕЛЬ: ПРОВЕДЕНИЕ МАРКЕТИНГОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ И ПРИМЕНЕНИЕ

  ИМИДЖЕВЫХ ИНСТРУМЕНТОВ В РАБОТЕ С ПОСЕТИТЕЛЯМИ.

  Привлечь и удержать посетителей — основная задача любого ресторана. Для

  ее решения Вы можете использовать дополнительные возможности

  системы автоматизации.

Что мне даст автоматизация?

  • Повышение имиджа и статуса заведения
  • Увеличение потока клиентов
  • Широкие возможности для рекламных и маркетинговых мероприятий

Комментарий Inside

Существует множество интересных приемов для привлечения посетителей и увеличения продаж. Например, для одного из наших клиентов было разработано приложение “Прямая трансляция”, интегрированное с системой автоматизации.

Система автоматически получает данные из счета клиента и публикует их на специальных мониторах, расположенных в зале. Благодаря этому в заведениях могут организовываться соревнования по типу “кто больше съест или выпьет” между столиками.

Что нужно сделать?

1. Активируйте систему лояльности в своей системе автоматизации (скидки, бонусы, накопления).

2. Активируйте систему дневных скидок.

3. Разрабатывайте и внедряйте собственные “фишки” на базе вашей системы автоматизации.

4. Применяйте новые технологии и нестандартные подходы в работе ресторана, например — электронное меню-планшет.

Преимущества электронного меню:

  • Интерактивное общение с посетителями (подробная информация о блюдах, конкурсы, викторины)
  • Увеличение количества спонтанных заказов
  • Повышение скорости обслуживания — клиенты сами выбирают и
  • заказывают блюда, не дожидаясь официанта
  • Заинтересованность и новые впечатления со стороны посетителей
  • Быстрое внесение исправлений в меню
  • Возможность создавать меню на разных языках

Комментарий Inside

При выборе системы автоматизации убедитесь, что Вы сможете развивать и индивидуализировать систему под ваши пожелания и маркетинговые мероприятия.

Насколько это сложно? Сколько времени это займет?

На данном этапе сложность и сроки автоматизации полностью зависят от масштабов поставленной задачи.

Сколько это может стоить?

Индивидуальные проекты требуют значительных вложений. Однако такие проекты являются выгодными инвестициями в долгосрочное развитие.

Советы Inside

1. Анализируйте маркетинговые отчеты, составленные системой автоматизации, для выявления популярности блюд и планирования рекламных акций.

2. Мотивируйте персонал для продаж определенной позиции меню с помощью конкурсов и ведите учет результатов в системе автоматизации.

3. Приобретите для кухни сервис-мониторы. Повара будут видеть полную информацию о заказе, а сам заказ не потеряется, как это нередко бывает с чеками.

4. Свяжите сайт ресторана с системой автоматизации и создайте службу заказов через Интернет.

Шаг 5. УПРАВЛЯЕМ СЕТЬЮ


ЦЕЛЬ:
ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ СЕТЬЮ ПРЕДПРИЯТИЙ И

ОБЪЕДИНЕНИЕ В ОДНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗНОГО ПРОФИЛЯ.

  Большинство владельцев сетей ресторанов и других предприятий

  сталкиваются с проблемами контроля разрозненных объектов.

  Автоматизация позволяет создать единую информационную систему для

  всей сети.

Что мне даст автоматизация?

  • Легкий контроль всех объектов сети
  • Централизованный складской учет
  • Объединенные отчеты по всем объектам сети
  • Дистанционное получение оперативной отчетности (из дома, в отпуске)
  • Единая система бонусов и скидок

Что нужно сделать?

1. Пригласите консультантов, имеющих опыт в автоматизации сети предприятий.

2. Составьте план и продумайте организационные моменты (меню, ценовая политика).

3. Автоматизируйте все точки единой системой автоматизации

4. Определите на каждом объекте людей, которые будут отвечать за контроль процессов.

Насколько это сложно?

При постановке конкретных задач и привлечении квалифицированных специалистов, автоматизация сети заведений осуществляется быстро и просто.

Сколько времени это займет?

От 1 недели на каждый объект (при активном участии владельца предприятий).

Сколько это может стоить?

Зависит от поставленных задач.

Совет Inside

Для сокращения расходов перейдите к централизованной структуре предприятия и упраздните дублирующиеся функции — организуйте единую службу закупа, бухгалтерию, ревизионную комиссию для всех объектов сети.

5 СОВЕТОВ ПО ВЫБОРУ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

1. Выбирайте поставщика с большим опытом работы.

2. Сравнивайте стоимость и функционал различных поставщиков. Не переплачивайте за ненужные Вам опции системы автоматизации.

3. Обратите внимание на возможность развития и индивидуализации системы автоматизации (важно для рекламных и маркетинговых мероприятий).

4. Познакомьтесь с функционалом системы автоматизации при помощи демо-версии.

5. Для избежания информационных конфликтов, не ведите налоговый и управленческий учет в одной системе.

Прежде всего, для возможности оптимизировать прибыль заведения и сократить в системе учёта могут выдавать вам огромные недостачи. эти позиции — ингредиенты для кухни, то необходимо разобраться с.

Инвентаризация в заведениях общепита

Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.

В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.

Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):

  • Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
  • При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться “красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
  • Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот — сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
  • Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

Рисунок 1 — Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?

Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.

Почему собственники игнорируют инвентаризацию: три привычные отговорки, которые переходят в бизнес-задачи

Регулярная инвентаризация — это инструмент, который позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.

Зачастую менеджмент компании игнорирует необходимость проведения инвентаризации, при этом ссылаясь на разные причины.

Какие же отговорки используют собственники, чтобы не проводить инвентаризацию?

  • «Инвентаризация — это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.»
  • «Инвентаризация — это слишком длительный процесс, моя компания не может себе позволить простой в работе на такой срок.»
  • «Инвентаризация — это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?»

Опасения собственников понять можно, ведь при неправильной организации процесса действительно будут большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация процесса позволит:

1

исключить необоснованные издержки на инвентаризацию;

2

сократить время на проведение инвентаризации;

3

обеспечить достоверность данных по результатам.

В этом и состоят главные бизнес-задачи инвентаризации, результат решения которых – обеспечить компанию актуальной информацией. Чтобы решить эти задачи, необходимо наладить до мелочей процесс инвентаризации и в случае необходимости автоматизировать отдельные участки или полностью весь процесс.

Как правильно организовать инвентаризацию в компании?

Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в таблице 1.

Инвентаризация склада «вручную»‎

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация — это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.

Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения механических ошибок персонала.

Таблица 1 – Сравнение процесса ручной и автоматизированной инвентаризации

Характеристика процесса Ручная инвентаризация Автоматизированная инвентаризация
Для кого подойдет Для компаний, где посчитать все товары на складе можно за ночь или за выходные, когда склад не работает. Для компаний, где есть места хранения производимых и продаваемых товаров, и для собственников, которые хотят делать инвентаризацию быстро, без ошибок и простоев в работе.
Влияние человеческого фактора Высокое. Есть риск возникновения ошибок в подсчете товаров, искажение данных под необходимое количество при сверке с данными в учетной системе в случае, когда по факту товаров больше. Сведено к минимуму. По сути все считает и сводит ТСД, интегрированный с учетной системой. Возможности человека повлиять на процесс минимальны.
Зависимость от рабочего графика компании Высокая зависимость. Сложно спланировать время проведения, в случае отсутствия праздничных или выходных дней, инвентаризация может оттягиваться, а компания будет продолжать нести убытки. Отсутствует. Инвентаризацию можно проводить в любое время без простоя в производстве или торговле.
Возможные трудности Сложно рассчитать время, процесс может затянуться и занять больше планируемого времени. Если не фиксируются перемещения товаров, то возможны недостачи и несоответствия.
Этапы процесса
  • Наведите порядок на складе: организуйте свободный доступ к товарам, выделите зоны подсчета по разным характеристикам товаров.
  • Подготовьте отчет по остаткам, исходя из информации в учетной системе.
  • Обеспечьте прекращение движения товаров на складе на время проведения инвентаризации.
  • Сформируйте группу ответственных за процесс сотрудников, минимум 2 человека — первый считает товар, второй заполняет опись.
  • Сверьте полученные результаты с данными учетной системы, исправьте расхождения.
  • Создайте документ в учетной системе со списком номенклатуры и учетным количеством этой номенклатуры на складе.
  • Выгрузите список номенклатуры в ТСД.
  • С помощью ТСД соберите или пересчитайте фактическое количество товаров на складе.
  • Загрузите полученные данные из ТСД в учетную систему.
  • Система проанализирует результат сверки плана с фактом и исправит расхождения.

«Подводные камни»‎ автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения оправдали себя

Поскольку автоматизация — это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не допустить некоторые распространенные ошибки:

  1. Как лучше разместить товары на складе, чтобы ускорить процесс?
  2. Какой способ маркировки товаров выбрать?
  3. От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД?
  4. Как контролировать работу кладовщиков и максимально сократить ошибки и кражи?

Теперь рассмотрим каждый вопрос более подробно.

1. Как правильное размещение товаров на складе может значительно ускорить процесс инвентаризации

В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию склада для его хранения:

  1. Информативное зонирование

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Недостача на работе: платить или не платить

определенные цели: проверка персонала, выявление недостачи, Это позволяет пресечь воровство на кухне и складе, отследить.